CBYK
Gestão documental vira tema de risco, ‘compliance’ e eficiência no setor financeiro
17/08/2026 às 12h01
Atividade vai além da organização de arquivos, sendo crucial para governança, segurança e eficiência; IA amplifica a urgência de dados confiáveis
Durante muito tempo, a gestão documental foi tratada como uma atividade de apoio. Um tema do backoffice, distante das decisões estratégicas e restrito à organização de contratos, registros e arquivos. No setor financeiro, manter essa visão hoje não é apenas ultrapassado. É perigoso.
Bancos, fintechs, instituições de pagamento e empresas de serviços financeiros operam em um ambiente no qual cada transação, cadastro, consentimento, contrato ou decisão precisa deixar evidências. Quando essas informações estão dispersas, desatualizadas ou sem rastreabilidade, a organização perde mais do que produtividade. Ela perde capacidade de comprovação.
E, em um setor regulado, aquilo que não pode ser comprovado dificilmente pode ser considerado controlado.
O desafio da digitalização e a fragilidade dos dados
A digitalização acelerou esse desafio. Abertura remota de contas, assinaturas eletrônicas, contratação digital de produtos, operações em tempo real e atendimento por múltiplos canais aumentaram exponencialmente o volume de documentos gerados pelas instituições. O papel praticamente desapareceu, mas o risco não. Em muitos casos, ele apenas migrou para pastas digitais, e-mails, planilhas paralelas e sistemas que não se comunicam.
Digitalizar um documento não significa governá-lo. Um PDF armazenado em algum servidor continua representando risco quando não há controle de versões, responsáveis definidos, políticas de acesso, histórico de alterações, prazo de retenção ou trilha auditoria. O arquivo pode estar em ambiente digital e, ainda assim, permanecer invisível quando a instituição mais precisa dele.
Essa fragilidade costuma aparecer nos piores momentos: durante uma auditoria, em uma fiscalização, na resposta a um incidente, em um questionamento de cliente ou diante de uma demanda regulatória. É nessa hora que processos aparentemente administrativos revelam seu verdadeiro peso estratégico.
Regulamentação e o ciclo de vida da informação
A regulamentação brasileira deixou essa responsabilidade mais clara. Regras sobre digitalização, guarda eletrônica, proteção de dados, segurança da informação e controles internos aumentaram a exigência sobre autenticidade, integridade, disponibilidade e rastreabilidade. A instituição precisa saber onde a informação está, quem teve acesso a ela, por que ela foi utilizada, quanto tempo deverá ser mantida e quando poderá ser eliminada.
Não se trata mais de guardar documentos. Trata-se de governar o ciclo de vida da informação.
Alcione Giovanella
